Quel est le meilleur moment pour organiser un séminaire d'entreprise ?
Quel est le meilleur moment pour organiser un séminaire : voici une question que beaucoup d’entreprises se posent une fois la décision prise de préparer un événement d’entreprise.
Pour rappel, les séminaires sont devenus un événement professionnel incontournables dans le monde des entreprises. Ils permettent de regrouper des collaborateurs pour leur faire passer des annonces, des réunions d’équipe, leur proposer une activité team building…
Cependant pour que ce séminaire se passe au mieux il convient de bien choisir la date. Les périodes creuses en terme d’activité pour votre entreprise sont peut être à privilégier. Il faut également anticiper au maximum cette date afin que les collaborateurs puissent se rendre disponible, mais ce n’est pas tout !
Choisir la bonne période de l’année pour son événement professionnel
Choisir le meilleur moment pour organiser un séminaire, c’est commencer par choisir une période propice à celui-ci. Trois grosses périodes sont propices aux séminaires et se démarquent du reste de l’année.
1. Organiser son séminaire en juin
La période qui est souvent la plus demandée reste celle de la fin du printemps au début de l’été. Cela permet aux équipes de passer un moment convivial avant de tous partir en vacances. Les entreprises sont friandes de la période mi-mai à mi-juillet pour organiser leur séminaire car c’est une saison de beau temps qui est favorable à une activité de team building outdoor.
2. Organiser un séminaire de rentrée en septembre
Il y a ensuite les séminaires de rentrée qui sont fortement appréciés de mi-septembre à mi-octobre environ. Les entreprises vont souvent mêler une demi-journée de réunion sur la matinée afin de refaire un point sur les objectifs de fin d’année, puis proposer un cocktail déjeunatoire pour enfin profiter d’une belle après-midi de fin d’été pour leur organiser une activité surprise. De cette façon les équipes seront plus motivées que jamais pour entamer cette dernière partie de l’année !
3. Organiser un événement professionnel en fin d’année ou en début d’année
Enfin vient la période de fin et début d’année. Il y a ici deux écoles : celles qui préfèrent organiser un repas de Noël pour toute l’équipe et celles qui préfèrent prévoir cela sur le début de l’année. Ce sont souvent des soirées qui sont alors organisées et qui sont accompagnées d’une activité fédératrice comme la réalité virtuelle.
Cependant un séminaire ou tout autre événement d’entreprise ne doit pas forcément être organisé sur l’une de ces trois période. Si l’anniversaire de votre société est en avril, rien n’empêche d’organiser cela en avril, bien au contraire, cela vous laissera plus de disponibilités pour les réservations des lieux.
Choisir le bon jour de la semaine pour son séminaire d’entreprise
Vous avez enfin fixé la période pour votre événement d’entreprise ! Il ne vous reste plus qu’à choisir le jour de la semaine sur lequel vous allez rassembler vos collaborateurs. Trois choix s’offrent à vous : le début de semaine, la fin de semaine ou le week-end. Comment choisir le bon jour de la semaine pour votre événement professionnel ?
1. Organiser son séminaire en début de semaine
Une première option est possible : choisir d’organiser cet événement pro en début de semaine. Vos collaborateurs commenceront donc leur semaine par les activités que vous leur aurez concoctées. Cela peut être un argument pour redynamiser votre équipe pour le restant de la semaine. C’est également une option qui peut être envisagée si vous vous y prenez au dernier moment pour réserver votre lieu de séminaire. En effet, il y a un plus fort engouement pour la fin de semaine pour organiser un team building.
2. Organiser son événement d’entreprise en fin de semaine
La fin de semaine est souvent l’option la plus choisie. Cela permet de terminer la semaine sur un moment inhabituel et fédérateur. Certaines personnes choisissent même une activité surprise afin de renforcer la cohésion des collaborateurs et de leur faire passer un bon moment.
3. Organiser son séminaire le week-end
Enfin, certaines entreprises font le choix de partir en week-end. Cela est souvent lié au fait qu’elles ne souhaitent pas lier détente et travail : il n’y a que des moments détente qui attendent les salariés de l’entreprise. Cela leur permet de partir plusieurs jours, souvent 2 ou 3 jours, parfois même à l’étranger.
Les erreurs à ne pas faire sur le choix de la date de votre séminaire
Afin de choisir le meilleur moment pour organiser un séminaire d’entreprise et qu’il soit une réussite totale il faut faire attention à certaines choses…!
Les vacances scolaires
Les vacances scolaires, jours fériés et ponts sont à éviter autant que possible. Effectivement, vos collaborateurs risquent de ne pas forcément décaler leurs dates de congés pour pouvoir participer au séminaire de l’entreprise. Il faut donc éviter au maximum les vacances scolaires ou les fameux ponts du mois de mai afin de s’assurer un maximum de participants.
Les événements de grande envergure
Tous les événements nationaux ou internationaux de grande envergure sont également des dates à éviter. En exemple nous pouvons prendre les élections ou encore les Jeux Olympiques et autres événement sportif comme une coupe du monde de Football.