Guide pratique pour organiser un séminaire

10 étapes pour organiser un événement d’entreprise

Dans le cadre de votre mission, vous avez un événement d’entreprise à organiser et c’est un joli challenge !
Il faut apprendre à jongler entre l’importance des enjeux, le délai, le budget, la hiérarchie à convaincre, l’organisation générale de l’événement… Et la liste est encore longue pour ce défi de taille.
Si on ajoute à tout cela le fait que vous avez en parallèle d’autres dossiers à gérer et une liste de tâches qui s’allonge… La mise en oeuvre de votre événement peut se révéler sportive.
L’organisation d’un événement d’entreprise est donc une mission qui va vous prendre du temps mais qui reste un travail très enrichissant.

L’équipe Diabolo, grâce à son expertise dans l’organisation d’événements pour les entreprises, vous a listé une to do list avec toutes les étapes primordiales pour vous aider à organiser un séminaire d’entreprise réussi du début à la fin. 

animation team building

Organiser son événement d’entreprise : les 10 étapes

Objectif

Chaque événement d’entreprise a un objectif, qui entraîne une organisation :

– Quel est l’objectif de cet événement ? –
Former de nouveaux arrivants dans votre société ? Informer vos collaborateurs sur de nouveaux process internes ? Valoriser certains collègues ou projets ? Stimuler et favoriser la cohésion d’équipe ?

– Qui sont les participants de cet événement ? –
En d’autres termes, qui allez-vous inviter ? Tous les collaborateurs de la société ? Certaines services de l’entreprise ? Est-ce une invitation clients ? L’intégration de nouveaux salariés ?

– Quel message souhaitez-vous faire passer ? –

Format

Voici une liste (non exhaustive) de différents formats d’évènement d’entreprise:
– Conférence
– Brunch de travail
– Team building
– Séminaire
– Colloque
– Formation
– Invitation client
– Afterwork
– Incentive
– …

Date

Quelques conseils pour fixer une date d’événement d’entreprise :

– Le lundi, tout est permis –
Démarrez la semaine du bon pied avec une équipe soudée !

– Faites du bruit pour le mardi –
Le mardi est très nettement sous côté. Pourtant il a l’avantage d’être par conséquent bien plus disponible pour vos prestataires que la fin de semaine. Pensez-y !

– Vers l’infini et au mercredi –
Également sous estimé, pourtant il a un joli avantage : couper la semaine en deux pour vos collaborateurs et leur offrir une pause.

– Le jeudi, c’est la folie –
Il est souvent très plébiscité car il a l’avantage d’être proche du week-end et permet de clôturer la semaine sur des notes positives.

– Vive le vent, vive le vent, vive le vendredi –
Le fameux vendredi… Très prisé et pour cause : il annonce le week-end et la détente !

Budget

Notre astuce pour gérer le mieux possible son budget :

–  Excel –
Excel sera ton plus fidèle ami pour suivre les dépenses de ton événement d’entreprise. Nous te conseillons de mettre en place (très rapidement) un tableau Excel.

– Budget/participant –
Budget allongé ou serré ?
Connaître votre budget global pour votre événement d’entreprise est la clé. Ensuite, vous pourrez calculer un budget par participant plus facilement. 

– Pôles de dépenses –
La cerise sur le gâteau, c’est de savoir comment vous allez allouer ce budget : location de salle ou de lieu, restauration, activité team building, goodies, déplacements, hôtellerie…

Lieu

Bien choisir son lieu en fonction de son événement d’entreprise :
– Lieu de réception ou espace événementiel
– Restaurant
– Hôtel
– Centre de congrès
– Château ou domaine de charme
– Stade
– …

Vous choisirez votre lieu en fonction du format de votre événement.
Notre petit conseil : pensez à vérifier l’accessibilité des lieux (parking gratuit, gare, aéroport, autoroute).

Team building

Place à la partie récréative : le team building !
Toujours choisir un team building en tenant compte des critères cités ci-dessous :
– Budget
– Typologie de participants
– Timing
– Localisation
– Adaptabilité au nombre de participants
– …

Pensez à l’effet “Wahoou” de votre activité afin qu’elle reste gravée dans les esprits de vos collaborateurs.
Le plus simple pour vous : appelez-nous !

Coordination

Pour un événement d’entreprise réussi, un seul mot : la planification.
Pour cela, nous vous conseillons :

– Mettre en place un rétroplanning –
Cela vous permettra de visualiser les tâches à effectuer, quand et qui s’en occupe. Ainsi vous retrouverez facilement toutes les étapes nécessaires à l’organisation de votre événement et penserez à tout.

– Miser sur vos collègues –
Déléguer des tâches à certains collaborateurs qui pourront vous épauler dans la mise en place de votre événement et durant son déroulé.

Invitation

Afin d’avoir le plus de participants et de pouvoir en évaluer le nombre, pensez à envoyer un “Save the Date” à toutes les personnes concernées : plus vous vous y prendrez tôt, mieux ça sera !
N’hésitez pas à ajouter des détails “croustillants” pour leur donner envie :
– Le lieu
– Le format
– Indiquer si des surprises sont prévues… Mais gardez un peu de mystère !
– …

Viendra ensuite le moment des relances afin d’obtenir le nombre définitif de participants.

Le jour J

Le jour tant attendu est enfin arrivé !

Notre premier conseil est d’arriver un peu avant tout le monde afin de vous assurer que :
– Tout est en place
– Le matériel fonctionne correctement
– Préparer les éléments de dernière minute

Durant la journée, pensez à faire des photos et vidéos, cela vous sera utile pour la prochaine étape !

Vérifiez une dernière fois le déroulé de votre journée et… Profitez !

Appuyez-vous sur l’équipe qui vous accueille, et des sourires de l’équipe Diabolo !

Après l'événement

Une fois votre événement terminé, une dernière étape reste à réaliser : communiquer.

– Communiquer auprès des participants –
Remercier vos collaborateurs d’avoir participé à cet événement d’entreprise et pensez également à leur transmettre des photos et vidéos en souvenir de ce moment.

– Communiquer sur les réseaux sociaux –
LinkedIn est le média par excellence de communication professionnelle : utilisez-le !
Vous pouvez faire un post sur cet événement en y ajoutant des photos ou vidéos.
Cela mettra en valeur l’image de votre société et de ses collaborateurs auprès de vos partenaires, clients… N’hésitez pas à taguer vos prestataires, ainsi ils partageront votre publication et lui donneront plus de visibilité.

 

Perdu(e) dans l’organisation ?

Pensez à l’équipe Diabolo qui préparera votre événement d’entreprise aux petits oignons et saura vous conseiller grâce à ses dix années d’expertise.

– Première étape : contactez-nous –
Hyper réactives, Nathalie ou Julie vous rappelleront dans un délai de 24h maximum. Elles prendront soin de récolter toutes les informations concernant votre événement : la date, nombre de personnes, format ou encore les problématiques que vous pouvez rencontrer. Elles vous proposeront des solutions pour s’adapter au mieux à votre demande. Le sur-mesure, c’est notre signature !

– Deuxième étape : la préparation de votre événement –
Une fois les éléments de votre événement d’entreprise actés avec Nathalie ou Julie, c’est à Tifanny de prendre le relai. C’est la cheffe d’orchestre de vos événements chez Diabolo : elle gèrera toute l’organisation de votre séminaire d’une main de maître ! Elle sera votre interlocutrice privilégiée.

– Troisième étape : votre événement –
Arrive enfin le jour de votre événement. Cette fois-ci c’est l’équipe d’animation qui sera présente. Vous passerez donc peut-être votre journée aux côtés de Charlène, Bastien, ou encore de Patrick. On ne vous liste pas tous nos collaborateurs, ça pourrait être un peu long, car chez Diabolo chacun a sa spécialité, mais tous ont un but commun : que votre événement d’entreprise soit 100% réussi !

– Dernière étape : après votre événement –
Votre avis nous intéresse : nous serons sensibles à vos retours concernant votre événement.
En recherche permanent de performance, vos retours sont essentiels pour Diabolo.

Organisons votre événement d’entreprise ensemble ! 

Vous sautez le pas et souhaitez confier l’organisation de votre événement d’entreprise à l’équipe Diabolo ? Remplissez le formulaire de contact et Nathalie ou Julie vous contacteront sous 24h.

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04 74 08 49 38

contact@diabolo-spirit.fr